La transformation numérique pousse les organisations à repenser leur manière de gérer les documents, les données et la mémoire collective. Deux concepts reviennent souvent : la Gestion Électronique des Documents (GED) et la Gestion Électronique des Archives (GEA). Si ces deux approches semblent similaires, elles poursuivent en réalité des objectifs bien distincts mais complémentaires. Bien comprendre leurs différences est essentiel pour construire un système d’information documentaire cohérent, sécurisé et conforme.
GED vs GEA : définitions et complémentarité
La GED (Gestion Électronique des Documents)
La GED regroupe l’ensemble des processus et outils permettant de gérer les documents vivants tout au long de leur cycle de vie actif : création, modification, diffusion, collaboration, validation, stockage temporaire.
La GEA (Gestion Électronique des Archives)
La GEA intervient en fin de cycle, pour les documents à valeur probante, historique ou légale. Elle vise à préserver ces archives dans le temps, à garantir leur authenticité et leur accessibilité, conformément aux obligations réglementaires.
👉 En résumé :
- GED = Gestion active (travail collaboratif, versionning, flux de validation)
- GEA = Gestion patrimoniale (conservation, intégrité, conformité)
Comparatif : GED et GEA côte à côte
| Critère | GED | GEA |
|---|---|---|
| Objectif principal | Gérer les documents actifs | Conserver les archives définitives |
| Durée de conservation | Court à moyen terme | Long terme / permanent |
| Fonctionnalités clés | Collaboration, versions, workflows | Horodatage, archivage légal, preuve |
| Utilisateurs | Collaborateurs, managers | Archivistes, juristes, DPO |
| Exemples | Contrats en cours, procédures internes | Contrats signés, documents RH, bilans annuels |
| Normes concernées | ISO 9001, RGPD (partiellement) | NF Z42-013, ISO 15489, RGPD (pleinement) |
Quels outils pour quels besoins ?
Outils de GED modernes
- Solutions comme SharePoint, DocuWare, Nuxeo, OpenText
- Fonctions : création de documents, workflows de validation, indexation, moteur de recherche, notifications.
Outils de GEA spécialisés
- Solutions comme SharePoint, Maarch RM, Locarchives, Digiposte Pro
- Fonctions : coffre-fort numérique, signature électronique, traçabilité, plan de classement, métadonnées normées.
Interopérabilité essentielle
Une bonne stratégie documentaire repose sur une intégration fluide entre GED et GEA. Les documents circulent entre les deux univers : après usage actif (GED), certains documents doivent être versés automatiquement en GEA pour archivage définitif.
Bénéfices pour l’entreprise
✅ Gain de temps dans la recherche documentaire
✅ Sécurité renforcée des données sensibles
✅ Respect des obligations légales et réglementaires (RGPD, fiscalité, normes ISO)
✅ Réduction des coûts liés aux impressions, aux classements papier et aux pertes documentaires
✅ Préservation de la mémoire de l’organisation
Bonnes pratiques pour articuler GED et GEA
- Cartographier les processus documentaires : identifier quels documents sont soumis à conservation légale
- Définir des règles de classement et de migration : automatiser le transfert GED → GEA à la fin du cycle actif
- Mettre en place un plan de conservation : qui conserve quoi, combien de temps, sous quelle forme
- Sensibiliser les utilisateurs : impliquer les collaborateurs dans une gestion responsable de l’information
- Assurer la conformité réglementaire : se référer aux normes ISO 15489, NF Z42-013, RGPD
La GED et la GEA sont les deux piliers d’une stratégie documentaire moderne. En gérant efficacement vos documents actifs tout en garantissant l’archivage sécurisé et pérenne de vos données, vous améliorez la productivité de vos équipes, sécurisez votre patrimoine informationnel et vous mettez en conformité avec la législation. Une articulation bien pensée entre GED et GEA vous offre une vision à 360° sur vos contenus numériques, du quotidien aux archives historiques.
Vous souhaitez structurer ou améliorer votre gestion documentaire ?
contactez-nous pour une évaluation gratuite de votre environnement documentaire actuel.