Au Cameroun, les banques et établissements financiers doivent conserver un ensemble de documents pendant une durée précise, fixée par la réglementation (COBAC, OHADA, fiscalité nationale). Ces délais ne sont pas optionnels : ils garantissent la traçabilité des opérations, la sécurité juridique et la conformité réglementaire.
Voici un guide pratique des principales périodes de conservation applicables aux archives bancaires.
Les durées de conservation obligatoires
| Type de document | Exemples | Durée légale / recommandée au Cameroun |
|---|---|---|
| Relevés de compte et opérations | Relevés bancaires, bordereaux de chèques, virements, mandats de prélèvement | 5 ans |
| Contrats bancaires | Ouverture/fermeture de compte, contrat d’épargne, convention de crédit | 5 ans après la fin du contrat |
| Documents comptables | Livres, journaux, factures, pièces justificatives | 10 ans (règlementation OHADA) |
| Dossiers de crédit et garanties | Contrats de prêt, hypothèques, cautions | 10 ans après remboursement |
| Documents fiscaux | Déclarations, pièces justificatives d’impôts | 10 ans (Code général des impôts) |
| Actes notariés et documents fonciers | Actes authentiques, titres de propriété | Jusqu’à 30 ans |
| Correspondances bancaires | Courriers clients, instructions écrites | En moyenne 3 à 5 ans, selon l’utilité |
Pourquoi ces durées sont-elles importantes ?
- Conformité réglementaire : respecter les exigences COBAC, OHADA et fiscales.
- Sécurité juridique : produire une preuve en cas de litige ou de réclamation d’un client.
- Prévention des sanctions : éviter les amendes ou sanctions liées à la destruction prématurée.
- Gestion efficace : savoir quand conserver et quand détruire pour limiter l’accumulation inutile.
Les banques et institutions financières au Cameroun doivent intégrer ces délais dans une politique d’archivage claire. Un calendrier de conservation bien défini permet d’éviter à la fois les risques juridiques et les coûts d’encombrement.
La mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents) représente un véritable atout : elle permet de stocker chaque document au bon format, d’associer automatiquement sa durée de conservation en fonction de sa nature (contrat, relevé, facture…), et d’assurer sa destruction sécurisée une fois la période obligatoire écoulée.
👉 Avec une GED bien paramétrée, la banque gagne en conformité, efficacité et sécurité, tout en réduisant ses coûts de gestion documentaire.
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